Gemeinsames WhatsApp-Postfach — für Kanzleien

WhatsApp für die Kanzlei.Archiviert, geteilt, deins.

Openline bringt die WhatsApp-Nummern der Kanzlei in ein Postfach, an dem das ganze Team arbeitet, mit einem dauerhaften Archiv auf Servern in Europa. Die Nummern bleiben deine.

Demo anfragenSo funktioniert’s
Archiv
dauerhaft, in Europa
Rollen
Inhaber · Admin · Bearbeiter
Aufbewahrung
30–3650 Tage, oder für immer
Testphase
30 Tage
Das Postfach von Openline: links die Liste der Unterhaltungen mit den ungelesenen Nachrichten, rechts der Chat mit Marta Bianchi — eine transkribierte und zusammengefasste Sprachnachricht, die Zeile „Giulia Ferrero antwortet …“ und die Schaltflächen Freigeben, Zuweisen an, Zurückstellen, Abschließen.
Echte Aufnahme des Postfachs — Demodaten, keine echten Mandanten

Gemessen, nicht behauptet

Vier Dinge, die im Code stehen.

Aufbewahrung
30–3650 Tageoder für immer. Das legt nur der Inhaber der Kanzlei fest, und jede Änderung geht ins Protokoll.
Export
nie blockiertdas vollständige Archiv lässt sich auch nach Ablauf der Lizenz herunterladen. Die Daten gehören der Kanzlei.
Aktivitätsprotokoll
nur ergänzbarwer geöffnet, gesendet, exportiert hat. Es gibt keine Funktion, um es zu ändern oder zu löschen.
Grenzen
25 MB · 90 sAnhänge bis 25 MB; Sprachnachrichten ab 90 Sekunden kommen mit Zusammenfassung an.

Eine Nachricht kommt an

Vom Telefon des Mandanten zum richtigen Kollegen.

Es passieren vier Dinge, in dieser Reihenfolge. Keines davon braucht eine Weiterleitung.

  1. Sie landet auf der Nummer der Kanzlei

    Die Nachricht erreicht die gemeinsame Nummer und wird in dem Moment archiviert, in dem sie durchläuft: Text, Dokumente, Sprachnachrichten, Gruppen.

  2. Alle sehen sie

    Sie erscheint in der gemeinsamen Liste, mit einem Ungelesen-Zähler für jede Person. Niemand muss einem Kollegen den Screenshot eines Chats schicken.

  3. Giulia übernimmt sie

    Ein Klick, und die Unterhaltung gehört ihr. Eine zweite Übernahme desselben Chats wird abgelehnt, nicht dupliziert.

  4. Die Kollegen sehen sie schreiben

    „Giulia antwortet …“ erscheint für alle, bevor jemand anderes anfängt. Die Antwort geht mit Zustellhäkchen raus.

Am Desktop folgt die Szene deinem Scrollen. Auf dem Telefon, oder mit reduzierten Animationen, ist sie einfach vollständig.

Ein Postfach, das ganze Team.

Jede Nummer, die die Kanzlei verbindet, jede Unterhaltung, in einer Liste, an der ihr gemeinsam arbeitet.

Übernahme ohne Kollisionen
Eine Unterhaltung hat eine verantwortliche Person. Die Übernahme ist atomar: Zwei Personen können nicht denselben Chat nehmen.
Offen, zurückgestellt, abgeschlossen
Drei Zustände, drei Reiter. Ein abgeschlossener Chat öffnet sich von selbst wieder, wenn der Mandant erneut schreibt.
Ungelesene, pro Person
Der Zähler der ungelesenen Nachrichten gehört dir, nicht der Kanzlei: Was eine Kollegin gelesen hat, verschwindet nicht aus deiner Liste.
Das Postfach von Openline in voller Breite: Liste der Unterhaltungen mit den ungelesenen Nachrichten pro Person und der geöffnete Chat mit Marta Bianchi, mit den Schaltflächen für die Zuweisung.
Das Postfach im Vollbild — eine Aufnahme, kein Mockup

Zwischen zwei Kollegen

Wer sie hat, und wer sie vorher hatte.

Drei Dinge, die einer Unterhaltung passieren können, und was der Verlauf jedes Mal festhält.

MBMarta BianchiOffen
VerantwortlichGFGiulia Ferrero
Verlauf
  • Übernommen · Giulia Ferrero

Giulia übernimmt die Unterhaltung

Ein Klick auf „Übernehmen“. Von da an trägt der Chat ihren Namen in der Liste und oben in der Unterhaltung.

MBMarta BianchiOffen
VerantwortlichMCMarco Conti
Verlauf
  • Übernommen · Giulia Ferrero
  • Neu zugewiesen · Giulia Ferrero → Marco Conti

Der Inhaber gibt sie an Marco weiter

Inhaber und Admins können jede Unterhaltung an jede Person zuweisen: „Zuweisen an …“, und die verantwortliche Person wechselt, mit Spur.

MBMarta BianchiOffen
VerantwortlichGFGiulia Ferrero
Verlauf
  • Übernommen · Giulia Ferrero
  • Abgelehnt · bereits von Giulia Ferrero übernommen

Marco versucht es, während Giulia sie hat

Die zweite Übernahme wird mit einer klaren Meldung abgelehnt. Niemand bearbeitet denselben Chat zweimal, ohne es zu wissen.

Sprachnachrichten werden Text. Antworten beginnen als Entwurf.

Die KI arbeitet an dem, was ankommt, nie an dem, was rausgeht: Gesendet wird immer von der Bearbeiterin.

Bei der Ankunft transkribiert
Jede eingehende Sprachnachricht wird von selbst zu Text. Du kannst sie von Hand korrigieren, und die Korrektur bleibt.
Zusammengefasst ab 90 Sekunden
Die langen kommen mit ihrer Zusammenfassung an. Die kurzen brauchen keine.
Entwurf, Zusammenfassung, Übersetzung
Gebaut auf den letzten Nachrichten des Chats. Die Bearbeiterin liest, korrigiert, sendet — oder verwirft.
Ein Schalter und eine Obergrenze
Die KI lässt sich mit einem Schalter für die ganze Kanzlei abschalten und hat eine tägliche Ausgabengrenze. Sie läuft auf dem Gateway von Altovar, in der Europäischen Union.
MBMarta Bianchi · Sprachnachricht · 1:52

Hallo Marta, ich schicke dir eine Sprachnachricht, das geht schneller. Also, zur Rechnung vom November habe ich noch einmal nachgesehen: Der Mandant ist eine öffentliche Einrichtung, also gilt das Split Payment. Den Handelsregisterauszug schicke ich dir, sobald ich im Büro bin …

von Hand korrigiert
Zusammenfassung

Der Mandant ist eine öffentliche Einrichtung: Das Split Payment gilt. Sie schickt den Handelsregisterauszug noch heute. Sie fragt, ob die F24-Guthaben jetzt verrechnet werden sollen (rund 1.200 Euro) oder ob ein Teil für März bleibt.

Antwortentwurf

Hallo Marta, bestätigt: Bei einer öffentlichen Einrichtung gilt das Split Payment. Schick mir den Auszug, wenn du kannst. Zu den F24-Guthaben: Verrechne jetzt rund 700 und behalte den Rest für März.

Prüfe die genannten Zahlen, bevor du sendest.

Die Nummern, die du schon hast.

Openline verbindet sich mit den WhatsApp-Nummern der Kanzlei, indem du einen QR-Code scannst. Nichts auf dem Server zu installieren, nichts auf den Telefonen der Kollegen.

Eingeschränkte Sichtbarkeit
Eine Nummer lässt sich auf die Kollegen beschränken, die sie brauchen: Wer eine Akte nicht sehen soll, sieht sie nicht. Inhaber und Admins sehen sie immer.
Rollen, keine herumgereichten Passwörter
Inhaber, Admin, Bearbeiter. Jede Person meldet sich mit dem eigenen Konto an; die Kanzlei entscheidet, wer welche Nummer erreicht.
Eine überwachte Verbindung
Wenn eine Nummer ausfällt, sagt das Postfach es dir und das Senden hält an — statt einer Nachricht, die gesendet aussieht und nie rausgegangen ist.
Die Seite Verbundene Nummern: zwei Nummern der Kanzlei, bei einer ist der Schalter „Eingeschränkte Sichtbarkeit“ an, daneben der Bereich Zugriffe verwalten und das Formular, um einen Kollegen einzuladen und dabei Rolle und Nummern zu wählen.
Verbundene Nummern — Sichtbarkeit pro Nummer, Rollen pro Person

Eine Suche, die findet.

Nachrichten und Transkriptionen der Sprachnachrichten, zusammen. Akzente werden ignoriert, das Ergebnis öffnet sich bei der Nachricht.

Wer „Marz“ sucht, findet „März“. Auch Gruppen sind im Archiv, unter ihrem eigenen Namen.

  • Marta Bianchi… also gilt das Split Payment. Den Handelsregisterauszug schicke ich dir …Sprachtranskription
  • Marta BianchiDer Mandant hat mich nach dem Split Payment gefragt, aber ich weiß nicht, ob es gilt.
  • Studio Legale Ferri… gilt für die Rechnung in der Akte Corsini das Split Payment?

Kontrolle

Die Daten der Kanzlei, behandelt wie die Daten der Kanzlei.

Regeln, keine Versprechen. Jede davon ist eine Ansicht im Produkt.

Hosting in der Europäischen Union
Nachrichten, Sprachnachrichten und Dokumente auf Servern in Deutschland, auf Infrastruktur, die wir selbst betreiben.
Konfigurierbare Aufbewahrung
Von 30 Tagen bis 10 Jahre, oder für immer. Der Inhaber entscheidet; das Aktivitätsprotokoll wird nie angerührt.
Vollständiger Export
Die ganze Geschichte in einem ZIP mit offenen Formaten. Nie blockiert, auch nicht bei abgelaufener Lizenz.
Aktivitätsprotokoll
Wer geöffnet, gesendet, exportiert hat: jede relevante Aktion, in einem Protokoll, das sich weder ändern noch löschen lässt.
KI, die sich abschalten lässt
Ein Schalter für die ganze Kanzlei, eine tägliche Ausgabengrenze, und jede Änderung im Protokoll.
Auftragsverarbeitungsvertrag, im Entwurf
Die Bestellung nach Art. 28 DSGVO und die Liste der Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich. Noch in rechtlicher Prüfung — und das steht auch dabei.
Die Seite Datenaufbewahrung: Fenster auf 365 Tage gesetzt, der Hinweis auf die Unumkehrbarkeit, der Modus „Nach einem Zeitraum löschen“ und das Feld für die Tage mit der Grenze 30–3650.
Datenaufbewahrung — von 30 bis 3650 Tage, der Inhaber entscheidet
Die Seite Aktivitätsprotokoll: eine filterbare Tabelle von Aktionen mit Datum, Aktion, Urheber und Objekt — geöffnete Unterhaltungen, gesendete Nachrichten, angeforderte und heruntergeladene Exporte.
Aktivitätsprotokoll — nur ergänzbar

DokumenteAuftragsverarbeitungsvertragUnterauftragsverarbeiterZulässige Nutzung

Openline verbindet sich mit WhatsApp über eine nicht offizielle Integration. Openline steht in keiner Verbindung zu Meta Platforms, Inc. und wird von Meta Platforms, Inc. nicht unterstützt; WhatsApp ist eine Marke der jeweiligen Inhaber.

Sieh Openline in deiner Kanzlei.

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