Wspólna skrzynka WhatsApp — dla kancelarii i biur

WhatsApp dla kancelarii.W archiwum, wspólny, twój.

Openline zbiera numery WhatsApp kancelarii w jednej skrzynce, na której pracuje cały zespół, z trwałym archiwum na serwerach w Europie. Numery zostają twoje.

Umów demoJak to działa
Archiwum
trwałe, w Europie
Role
właściciel · admin · operator
Przechowywanie
30–3650 dni, albo na zawsze
Okres próbny
30 dni
Skrzynka Openline: po lewej lista rozmów z licznikami nieprzeczytanych, po prawej czat z Martą Bianchi — wiadomość głosowa zamieniona na tekst i streszczona, wiersz „Giulia Ferrero odpisuje…” oraz przyciski Zwolnij, Przypisz do, Wstrzymaj, Zamknij.
Prawdziwy zrzut skrzynki — dane pokazowe, żaden prawdziwy klient

Zmierzone, nie deklarowane

Cztery rzeczy zapisane w kodzie.

Przechowywanie
30–3650 dnialbo na zawsze. Ustawia to tylko właściciel kancelarii, a każda zmiana trafia do dziennika.
Eksport
nigdy nieblokowanycałe archiwum pobierzesz także po wygaśnięciu licencji. Dane należą do kancelarii.
Dziennik aktywności
tylko dopisywaniekto otworzył, wysłał, wyeksportował. Nie ma funkcji, która go zmieni albo usunie.
Limity
25 MB · 90 szałączniki do 25 MB; wiadomości głosowe od 90 sekund w górę przychodzą ze streszczeniem.

Przychodzi wiadomość

Z telefonu klienta do właściwej osoby.

Dzieją się cztery rzeczy, w tej kolejności. Żadna nie potrzebuje przesyłania dalej.

  1. Trafia na numer kancelarii

    Wiadomość wchodzi na wspólny numer i trafia do archiwum w chwili, w której przechodzi: tekst, dokumenty, wiadomości głosowe, grupy.

  2. Widzą ją wszyscy

    Pojawia się na wspólnej liście, z licznikiem nieprzeczytanych dla każdej osoby. Nikt nie musi wysyłać koleżance zrzutu ekranu z czatu.

  3. Giulia ją przejmuje

    Jedno kliknięcie i rozmowa jest jej. Druga próba przejęcia tego samego czatu zostaje odrzucona, nie zduplikowana.

  4. Zespół widzi, że pisze

    „Giulia odpisuje…” pokazuje się wszystkim, zanim zacznie ktoś inny. Odpowiedź wychodzi z potwierdzeniem dostarczenia.

Na komputerze scena podąża za przewijaniem. Na telefonie, albo przy ograniczonych animacjach, jest po prostu kompletna.

Jedna skrzynka, cały zespół.

Każdy numer, który kancelaria podłączy, każda rozmowa, na jednej liście, na której pracujecie razem.

Przejmowanie bez kolizji
Rozmowa ma jedną osobę odpowiedzialną. Przejęcie jest atomowe: dwie osoby nie wezmą tego samego czatu.
Otwarta, wstrzymana, zamknięta
Trzy stany, trzy zakładki. Zamknięty czat otwiera się sam, kiedy klient znów napisze.
Nieprzeczytane, osobno dla każdego
Licznik nieprzeczytanych jest twój, nie kancelarii: to, co przeczytał ktoś inny, nie znika z twojej listy.
Skrzynka Openline na pełnej szerokości: lista rozmów z licznikami nieprzeczytanych dla każdej osoby i otwarty czat z Martą Bianchi, z przyciskami przypisania.
Skrzynka na pełnym ekranie — zrzut, nie makieta

Między dwiema osobami

Kto ma rozmowę i kto miał ją wcześniej.

Trzy rzeczy, które mogą się przydarzyć rozmowie, i co za każdym razem zapisuje historia.

MBMarta BianchiOtwarta
Osoba odpowiedzialnaGFGiulia Ferrero
Historia
  • Przejęta · Giulia Ferrero

Giulia przejmuje rozmowę

Jedno kliknięcie w „Przejmij”. Od tej chwili czat nosi jej imię na liście i w nagłówku wątku.

MBMarta BianchiOtwarta
Osoba odpowiedzialnaMCMarco Conti
Historia
  • Przejęta · Giulia Ferrero
  • Przypisana ponownie · Giulia Ferrero → Marco Conti

Właściciel przekazuje ją Marcowi

Właściciel i admin mogą przypisać każdą rozmowę komukolwiek: „Przypisz do…” i osoba odpowiedzialna się zmienia, ze śladem w historii.

MBMarta BianchiOtwarta
Osoba odpowiedzialnaGFGiulia Ferrero
Historia
  • Przejęta · Giulia Ferrero
  • Odrzucona · rozmowę ma już Giulia Ferrero

Marco próbuje, gdy rozmowę ma Giulia

Druga próba przejęcia zostaje odrzucona jasnym komunikatem. Nikt nie pracuje nad tym samym czatem drugi raz, nie wiedząc o tym.

Wiadomości głosowe stają się tekstem. Odpowiedzi zaczynają się od szkicu.

AI pracuje na tym, co przychodzi, nigdy na tym, co wychodzi: wysłanie zawsze należy do operatora.

Zamieniane na tekst od razu
Każda przychodząca wiadomość głosowa sama staje się tekstem. Możesz go poprawić ręcznie, a poprawka zostaje.
Streszczane od 90 sekund
Te długie przychodzą ze streszczeniem. Krótkie go nie potrzebują.
Szkic, streszczenie, tłumaczenie
Budowane na ostatnich wiadomościach z czatu. Operator czyta, poprawia, wysyła — albo odrzuca.
Przełącznik i limit
AI wyłącza się dla całej kancelarii jednym przełącznikiem i ma dzienny limit wydatków. Działa na własnej bramce Altovar, w Unii Europejskiej.
MBMarta Bianchi · wiadomość głosowa · 1:52

Cześć Marta, nagrywam, bo tak szybciej. Więc, co do faktury z listopada jeszcze raz sprawdziłam: klient jest podmiotem publicznym, czyli split payment obowiązuje. Wyciąg z rejestru wyślę, jak tylko dotrę do biura…

poprawione ręcznie
Streszczenie

Klient jest podmiotem publicznym: split payment obowiązuje. Wyciąg z rejestru wyśle jeszcze dziś. Pyta, czy rozliczyć teraz nadpłaty z F24 (około 1200 euro), czy zostawić część na marzec.

Szkic odpowiedzi

Cześć Marta, potwierdzam: przy podmiocie publicznym split payment obowiązuje. Wyślij wyciąg, kiedy będziesz mogła. Co do nadpłat z F24: rozlicz teraz około 700, resztę zostaw na marzec.

Sprawdź podane liczby przed wysłaniem.

Numery, które już masz.

Openline podłącza się do numerów WhatsApp kancelarii przez zeskanowanie kodu QR. Nic do instalowania na serwerze, nic na telefonach zespołu.

Ograniczona widoczność
Numer można zawęzić do osób, które go potrzebują: kto nie ma widzieć sprawy, ten jej nie widzi. Właściciel i admin widzą zawsze.
Role, nie hasła krążące po biurze
Właściciel, admin, operator. Każdy loguje się na własne konto; kancelaria decyduje, kto dociera do którego numeru.
Pilnowane połączenie
Jeśli numer nie działa, skrzynka to mówi i wysyłka się zatrzymuje — zamiast wiadomości, która wygląda na wysłaną, a nigdy nie wyszła.
Strona Podłączone numery: dwa numery kancelarii, jeden z włączonym przełącznikiem „Ograniczona widoczność”, panel Zarządzaj dostępem i formularz zaproszenia współpracownika z wyborem roli i numerów.
Podłączone numery — widoczność przy numerze, role przy osobie

Wyszukiwanie, które znajduje.

Wiadomości i transkrypcje nagrań głosowych razem. Znaki diakrytyczne bez znaczenia, wynik otwiera się na wiadomości.

Szukając „zaswiadczenie” znajdziesz „zaświadczenie”. Grupy też są w archiwum, pod własną nazwą.

  • Marta Bianchi…czyli split payment obowiązuje. Wyciąg z rejestru wyślę…Transkrypcja nagrania
  • Marta BianchiKlient pytał mnie o split payment, ale nie wiem, czy obowiązuje.
  • Studio Legale Ferri…przy sprawie Corsini, czy na fakturze obowiązuje split payment?

Kontrola

Dane kancelarii traktowane jak dane kancelarii.

Zasady, nie obietnice. Każda z nich to ekran w produkcie.

Hosting w Unii Europejskiej
Wiadomości, nagrania głosowe i dokumenty na serwerach w Niemczech, na infrastrukturze, którą prowadzimy sami.
Przechowywanie do ustawienia
Od 30 dni do 10 lat, albo na zawsze. Decyduje właściciel; dziennik aktywności zostaje nietknięty.
Pełny eksport
Cała historia w pliku ZIP, w otwartych formatach. Nigdy nieblokowany, nawet przy wygasłej licencji.
Dziennik aktywności
Kto otworzył, wysłał, wyeksportował: każde istotne działanie, w zapisie, którego nie da się zmienić ani usunąć.
AI, którą wyłączasz
Jeden przełącznik dla całej kancelarii, dzienny limit wydatków i każda zmiana w dzienniku.
Umowa powierzenia, w wersji roboczej
Powierzenie z art. 28 RODO i lista podprocesorów są jawne. Wciąż w przeglądzie prawnym — i tak jest napisane.
Strona Przechowywanie danych: okno ustawione na 365 dni, ostrzeżenie o nieodwracalności, tryb „Usuwaj po okresie” i pole dni z limitem 30–3650.
Przechowywanie danych — od 30 do 3650 dni, decyduje właściciel
Strona Dziennik aktywności: filtrowalna tabela działań z datą, działaniem, autorem i obiektem — otwarte rozmowy, wysłane wiadomości, zamówione i pobrane eksporty.
Dziennik aktywności — tylko dopisywanie

DokumentyUmowa powierzeniaPodprocesorzyDozwolone użycie

Openline łączy się z WhatsApp przez nieoficjalną integrację. Openline nie jest powiązany z Meta Platforms, Inc. ani przez nią zatwierdzony; WhatsApp jest znakiem towarowym swoich właścicieli.

Zobacz Openline u siebie w kancelarii.

Prowadzone demo na twoich przypadkach: serwery terminalowe, zastrzeżone numery, nagrania głosowe klientów. Napisz do nas, a je umówimy.

[email protected]

Umów demoPorozmawiaj z nami