Caixa WhatsApp partilhada — para escritórios profissionais

WhatsApp para o escritório.Arquivado, partilhado, teu.

O Openline põe os números WhatsApp do escritório numa caixa em que trabalha toda a equipa, com um arquivo permanente em servidores na Europa. Os números continuam a ser teus.

Pede uma demoComo funciona
Arquivo
permanente, na Europa
Funções
titular · admin · operador
Conservação
30–3650 dias, ou para sempre
Teste
30 dias
A caixa do Openline: à esquerda a lista de conversas com as mensagens por ler, à direita a conversa com Marta Bianchi — uma mensagem de voz transcrita e resumida, a linha «Giulia Ferrero está a responder…» e os comandos Libertar, Atribuir a, Pôr em espera, Concluir.
Captura real da caixa — dados de demonstração, nenhum cliente real

Medido, não declarado

Quatro coisas escritas no código.

Conservação
30–3650 diasou para sempre. Decide-o só o titular do escritório, e cada alteração fica no registo.
Exportação
nunca bloqueadao arquivo completo descarrega-se mesmo com a licença expirada. Os dados são do escritório.
Registo de atividade
só por adiçãoquem abriu, enviou, exportou. Não há função para o alterar ou apagar.
Limites
25 MB · 90 sanexos até 25 MB; as mensagens de voz a partir de 90 segundos chegam com o resumo.

Chega uma mensagem

Do telemóvel do cliente ao colega certo.

Acontecem quatro coisas, por esta ordem. Nenhuma precisa de um reencaminhamento.

  1. Chega ao número do escritório

    A mensagem entra no número partilhado e é arquivada no momento em que passa: texto, documentos, mensagens de voz, grupos.

  2. Veem-na todos

    Aparece na lista partilhada com um por ler para cada pessoa. Ninguém tem de mandar a captura de uma conversa a um colega.

  3. A Giulia assume-a

    Um clique e a conversa é dela. Uma segunda tentativa na mesma conversa é recusada, não duplicada.

  4. Os colegas veem-na a escrever

    «A Giulia está a responder…» aparece a todos antes que outra pessoa comece. A resposta sai com os vistos de entrega.

No computador, a cena acompanha o teu deslocamento. No telemóvel, ou com as animações reduzidas, está simplesmente completa.

Uma caixa, toda a equipa.

Cada número que o escritório liga, cada conversa, numa lista em que se trabalha em conjunto.

Assumir sem colisões
Uma conversa tem um responsável. Assumir é atómico: duas pessoas não podem ficar com a mesma conversa.
Aberta, em espera, concluída
Três estados, três separadores. Uma conversa concluída reabre-se sozinha quando o cliente volta a escrever.
Por ler, pessoa a pessoa
A contagem do que está por ler é tua, não do escritório: o que um colega leu não desaparece da tua lista.
A caixa do Openline a toda a largura: lista de conversas com as mensagens por ler de cada pessoa e a conversa com Marta Bianchi aberta, com os comandos de atribuição.
A caixa, em ecrã inteiro — uma captura, não uma maquete

Entre dois colegas

Quem a tem, e quem a tinha antes.

Três coisas que podem acontecer a uma conversa, e o que o histórico escreve de cada vez.

MBMarta BianchiAberta
ResponsávelGFGiulia Ferrero
Histórico
  • Assumida · Giulia Ferrero

A Giulia assume a conversa

Um clique em «Assumir». A partir daí a conversa leva o nome dela na lista e no topo do fio.

MBMarta BianchiAberta
ResponsávelMCMarco Conti
Histórico
  • Assumida · Giulia Ferrero
  • Reatribuída · Giulia Ferrero → Marco Conti

O titular passa-a ao Marco

Titular e admin podem atribuir qualquer conversa a qualquer pessoa: «Atribuir a…» e o responsável muda, com o rasto.

MBMarta BianchiAberta
ResponsávelGFGiulia Ferrero
Histórico
  • Assumida · Giulia Ferrero
  • Recusada · já assumida pela Giulia Ferrero

O Marco tenta enquanto a Giulia a tem

A segunda tentativa é recusada com uma mensagem clara. Ninguém trabalha duas vezes a mesma conversa sem saber.

As mensagens de voz tornam-se texto. As respostas nascem em rascunho.

A IA trabalha sobre o que chega, nunca sobre o que sai: o envio é sempre do operador.

Transcritas à chegada
Cada mensagem de voz que entra torna-se texto sozinha. Podes corrigi-la à mão, e a correção fica.
Resumidas a partir de 90 segundos
As longas chegam com o seu resumo. As curtas não precisam.
Rascunho, resumo, tradução
Construídos sobre as últimas mensagens da conversa. O operador lê, corrige, envia — ou descarta.
Um interruptor e um teto
A IA desliga-se para todo o escritório com um interruptor, e tem um teto de despesa diário. Corre no gateway da Altovar, na União Europeia.
MBMarta Bianchi · mensagem de voz · 1:52

Olá Marta, mando-te uma mensagem de voz que é mais rápido. Então, sobre a fatura de novembro voltei a verificar: o cliente é uma entidade pública, por isso aplica-se o split payment. Mando-te a certidão comercial assim que chegar ao escritório…

corrigida à mão
Resumo

O cliente é uma entidade pública: aplica-se o split payment. Vai enviar a certidão comercial hoje. Pergunta se compensa já os créditos F24 (cerca de 1.200 euros) ou se guarda uma parte para março.

Rascunho de resposta

Olá Marta, confirmo: com uma entidade pública aplica-se o split payment. Manda-me a certidão quando puderes. Sobre os créditos F24: compensa cerca de 700 agora e guarda o resto para março.

Verifica os dados citados antes de enviar.

Os números que já tens.

O Openline liga-se aos números WhatsApp do escritório com a leitura de um QR. Nada para instalar no servidor, nada nos telemóveis dos colegas.

Visibilidade limitada
Um número pode ficar reservado aos colegas que precisam dele: quem não deve ver um processo, não o vê. Titular e admin veem sempre.
Funções, não palavras-passe em circulação
Titular, admin, operador. Cada pessoa entra com a sua conta; o escritório decide quem chega a que número.
Uma ligação vigiada
Se um número estiver em baixo, a caixa avisa-te e o envio para — em vez de uma mensagem que parece ter saído e nunca saiu.
A página Números ligados: dois números do escritório, um com o interruptor «Visibilidade limitada» ativo, o painel Gerir acessos e o formulário para convidar um colega escolhendo função e números.
Números ligados — visibilidade por número, funções por pessoa

Uma pesquisa que encontra.

Mensagens e transcrições das mensagens de voz, juntas. Acentos ignorados, o resultado abre na mensagem.

Ao pesquisar «tambem» encontras «também». Os grupos também estão no arquivo, com o seu nome.

  • Marta Bianchi…por isso aplica-se o split payment. Mando-te a certidão…Transcrição de voz
  • Marta BianchiO cliente perguntou-me pelo split payment mas não sei se se aplica.
  • Studio Legale Ferri…no processo Corsini, aplica-se o split payment à fatura?

Controlo

Os dados do escritório, tratados como do escritório.

Regras, não promessas. Cada uma destas é um ecrã do produto.

Alojamento na União Europeia
Mensagens, voz e documentos em servidores na Alemanha, em infraestrutura gerida por nós.
Conservação configurável
De 30 dias a 10 anos, ou para sempre. Decide o titular; o registo de atividade nunca é tocado.
Exportação completa
Todo o histórico num ZIP com formatos abertos. Nunca bloqueada, nem com a licença expirada.
Registo de atividade
Quem abriu, enviou, exportou: cada ação relevante, num registo que não se pode alterar nem apagar.
IA que se desliga
Um interruptor para todo o escritório, um teto de despesa diário, e cada alteração no registo.
Contrato de subcontratação, em rascunho
A nomeação nos termos do art. 28.º do RGPD e a lista de subcontratantes são públicas. Ainda em revisão jurídica — e está lá escrito.
A página Conservação dos dados: janela definida em 365 dias, o aviso de irreversibilidade, o modo «Eliminar após um período» e o campo de dias com o limite 30–3650.
Conservação dos dados — de 30 a 3650 dias, decide o titular
A página Registo de atividade: uma tabela filtrável de ações com data, ação, autor e objeto — conversas abertas, mensagens enviadas, exportações pedidas e descarregadas.
Registo de atividade — só por adição

DocumentosContrato de subcontrataçãoSubcontratantesUso permitido

O Openline liga-se ao WhatsApp através de uma integração não oficial. O Openline não está afiliado à Meta Platforms, Inc., nem é aprovado por ela; WhatsApp é uma marca dos respetivos proprietários.

Vê o Openline no teu escritório.

Uma demo guiada sobre os teus casos: terminal server, números reservados, mensagens de voz dos clientes. Escreve-nos e tratamos disso.

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