Gedeelde WhatsApp-inbox — voor professionele kantoren

WhatsApp voor het kantoor.Bewaard, gedeeld, van jou.

Openline brengt de WhatsApp-nummers van het kantoor samen in één inbox waarin het hele team werkt, met een permanent archief op servers in Europa. De nummers blijven van jou.

Demo aanvragenHoe het werkt
Archief
permanent, in Europa
Rollen
eigenaar · admin · operator
Bewaartermijn
30–3650 dagen, of voor altijd
Proefperiode
30 dagen
De inbox van Openline: links de lijst met gesprekken en de ongelezen berichten, rechts de chat met Marta Bianchi — een spraakbericht met transcriptie en samenvatting, de regel “Giulia Ferrero is aan het antwoorden…” en de knoppen Vrijgeven, Toewijzen aan, In de wacht en Afsluiten.
Een echte opname van de inbox — demogegevens, geen echte klant

Gemeten, niet beweerd

Vier dingen die in de code staan.

Bewaartermijn
30–3650 dagenof voor altijd. Alleen de eigenaar van het kantoor stelt het in, en elke wijziging gaat het logboek in.
Export
nooit geblokkeerdhet volledige archief blijft te downloaden, ook als de licentie verlopen is. De gegevens zijn van het kantoor.
Activiteitenlogboek
alleen toevoegenwie heeft geopend, verzonden, geëxporteerd. Er is geen functie om het te wijzigen of te wissen.
Limieten
25 MB · 90 sbijlagen tot 25 MB; spraakberichten vanaf 90 seconden komen binnen met een samenvatting.

Er komt een bericht binnen

Van de telefoon van de klant naar de juiste collega.

Er gebeuren vier dingen, in deze volgorde. Geen ervan heeft een doorstuurbericht nodig.

  1. Het komt binnen op het nummer van het kantoor

    Het bericht komt aan op het gedeelde nummer en wordt gearchiveerd op het moment dat het langskomt: tekst, documenten, spraakberichten, groepen.

  2. Iedereen ziet het

    Het verschijnt in de gedeelde lijst, met een eigen ongelezen-teller voor iedereen. Niemand hoeft een screenshot van een chat naar een collega te sturen.

  3. Giulia neemt het over

    Eén klik en het gesprek is van haar. Een tweede overname op dezelfde chat wordt geweigerd, niet gedupliceerd.

  4. Haar collega’s zien haar typen

    “Giulia is aan het antwoorden…” verschijnt bij iedereen voordat iemand anders begint. Het antwoord vertrekt met bezorgvinkjes.

Op de desktop volgt de scène je scrollen. Op de telefoon, of met beperkte animaties, staat ze er gewoon compleet.

Eén inbox, het hele team.

Elk nummer dat het kantoor koppelt, elk gesprek, in één lijst waarin jullie samen werken.

Overnemen zonder botsingen
Een gesprek heeft één verantwoordelijke. Overnemen is atomair: twee mensen kunnen niet dezelfde chat pakken.
Open, in de wacht, afgesloten
Drie statussen, drie tabbladen. Een afgesloten chat gaat vanzelf weer open als de klant opnieuw schrijft.
Ongelezen, per persoon
De ongelezen-teller is van jou, niet van het kantoor: wat een collega heeft gelezen, verdwijnt niet uit jouw lijst.
De inbox van Openline op volle breedte: de lijst met gesprekken met ongelezen-tellers per persoon en de chat met Marta Bianchi open, met de knoppen voor toewijzing.
De inbox, schermvullend — een opname, geen mockup

Tussen twee collega’s

Wie het heeft, en wie het eerder had.

Drie dingen die een gesprek kunnen overkomen, en wat de geschiedenis er elke keer over vastlegt.

MBMarta BianchiOpen
VerantwoordelijkeGFGiulia Ferrero
Geschiedenis
  • Overgenomen · Giulia Ferrero

Giulia neemt het gesprek over

Eén klik op “Overnemen”. Vanaf dat moment staat haar naam bij de chat in de lijst en boven het gesprek.

MBMarta BianchiOpen
VerantwoordelijkeMCMarco Conti
Geschiedenis
  • Overgenomen · Giulia Ferrero
  • Hertoegewezen · Giulia Ferrero → Marco Conti

De eigenaar geeft het door aan Marco

De eigenaar en de admins kunnen elk gesprek aan iedereen toewijzen: “Toewijzen aan…” en de verantwoordelijke verandert, met het spoor erbij.

MBMarta BianchiOpen
VerantwoordelijkeGFGiulia Ferrero
Geschiedenis
  • Overgenomen · Giulia Ferrero
  • Geweigerd · al overgenomen door Giulia Ferrero

Marco probeert het terwijl Giulia het heeft

De tweede overname wordt geweigerd met een duidelijke melding. Niemand werkt twee keer aan dezelfde chat zonder het te weten.

Spraakberichten worden tekst. Antwoorden beginnen als concept.

De AI werkt op wat binnenkomt, nooit op wat weggaat: versturen doet altijd de operator.

Getranscribeerd bij binnenkomst
Elk binnenkomend spraakbericht wordt vanzelf tekst. Je kunt het met de hand corrigeren, en die correctie blijft staan.
Samengevat vanaf 90 seconden
De lange komen binnen met hun samenvatting. De korte hebben er geen nodig.
Concept, samenvatting, vertaling
Gebouwd op de laatste berichten uit de chat. De operator leest, past aan, verstuurt — of gooit weg.
Eén schakelaar en een plafond
De AI gaat voor het hele kantoor uit met één schakelaar, en heeft een dagelijks uitgavenplafond. Hij draait op de gateway van Altovar, in de Europese Unie.
MBMarta Bianchi · spraakbericht · 1:52

Hoi Marta, ik stuur je een spraakbericht, dat gaat sneller. Nou, over de factuur van november heb ik het nog eens nagekeken: de klant is een overheidsinstantie, dus split payment is van toepassing. Ik stuur je het uittreksel zodra ik op kantoor ben…

met de hand gecorrigeerd
Samenvatting

De klant is een overheidsinstantie: split payment is van toepassing. Ze stuurt het uittreksel vandaag nog. Ze vraagt of ze de F24-tegoeden nu meteen moet verrekenen (ongeveer 1.200 euro) of een deel voor maart moet houden.

Conceptantwoord

Hoi Marta, bevestigd: bij een overheidsinstantie is split payment van toepassing. Stuur me het uittreksel wanneer het je uitkomt. Over de F24-tegoeden: verreken er nu ongeveer 700 en houd de rest voor maart.

Controleer de genoemde cijfers voordat je verstuurt.

De nummers die je al hebt.

Openline koppelt de WhatsApp-nummers van het kantoor door een QR-code te scannen. Niets te installeren op de server, niets op de telefoons van je collega’s.

Beperkte zichtbaarheid
Een nummer kan voorbehouden blijven aan de collega’s die het nodig hebben: wie een dossier niet mag zien, ziet het niet. De eigenaar en de admins zien het altijd.
Rollen, geen wachtwoorden die rondgaan
Eigenaar, admin, operator. Iedereen logt in met zijn eigen account; het kantoor bepaalt wie bij welk nummer komt.
Een bewaakte verbinding
Als een nummer eruit ligt, zegt de inbox het en stopt het versturen — in plaats van een bericht dat verzonden lijkt en nooit is vertrokken.
De pagina Gekoppelde nummers: twee nummers van het kantoor, één met de schakelaar “Beperkte zichtbaarheid” aan, het paneel Toegang beheren en het formulier om een collega uit te nodigen met keuze van rol en nummers.
Gekoppelde nummers — zichtbaarheid per nummer, rollen per persoon

Een zoekfunctie die vindt.

Berichten en transcripties van spraakberichten, samen. Accenten worden genegeerd, het resultaat opent op het bericht.

Zoek je op “perche”, dan vind je “perché”. Ook groepen staan in het archief, onder hun eigen naam.

  • Marta Bianchi…dus split payment is van toepassing. Ik stuur je het uittreksel…Transcriptie spraakbericht
  • Marta BianchiDe klant vroeg me naar split payment maar ik weet niet of het van toepassing is.
  • Studio Legale Ferri…voor het dossier Corsini, is split payment van toepassing op de factuur?

Controle

De gegevens van het kantoor, behandeld als die van het kantoor.

Regels, geen beloften. Elk van deze punten is een scherm in het product.

Gehost in de Europese Unie
Berichten, spraakberichten en documenten op servers in Duitsland, op infrastructuur die wij zelf beheren.
Instelbare bewaartermijn
Van 30 dagen tot 10 jaar, of voor altijd. De eigenaar beslist; het activiteitenlogboek blijft onaangeroerd.
Volledige export
De hele geschiedenis in een ZIP met open formaten. Nooit geblokkeerd, ook niet met een verlopen licentie.
Activiteitenlogboek
Wie heeft geopend, verzonden, geëxporteerd: elke relevante handeling, in een register dat je niet kunt wijzigen of wissen.
AI die je uit kunt zetten
Eén schakelaar voor het hele kantoor, een dagelijks uitgavenplafond, en elke wijziging in het logboek.
Verwerkersovereenkomst, in concept
De aanstelling volgens art. 28 AVG en de lijst met subverwerkers zijn openbaar. Nog in juridische controle — en dat staat er ook bij.
De pagina Bewaartermijn: venster ingesteld op 365 dagen, de waarschuwing dat het onomkeerbaar is, de modus “Verwijderen na een periode” en het veld dagen met de grens 30–3650.
Bewaartermijn — van 30 tot 3650 dagen, de eigenaar beslist
De pagina Activiteitenlogboek: een filterbare tabel met handelingen met datum, handeling, auteur en object — geopende gesprekken, verzonden berichten, aangevraagde en gedownloade exports.
Activiteitenlogboek — alleen toevoegen

DocumentenVerwerkersovereenkomstSubverwerkersToegestaan gebruik

Openline maakt verbinding met WhatsApp via een niet-officiële integratie. Openline is niet gelieerd aan, en wordt niet goedgekeurd door, Meta Platforms, Inc.; WhatsApp is een merk van de rechthebbenden.

Zie Openline op jouw kantoor.

Een begeleide demo op jouw eigen situaties: terminalservers, afgeschermde nummers, spraakberichten van klanten. Schrijf ons en we zetten het klaar.

[email protected]

Demo aanvragenPraat met ons