Delad WhatsApp-inkorg — för professionella byråer

WhatsApp för byrån.Arkiverat, delat, ditt.

Openline samlar byråns WhatsApp-nummer i en inkorg som hela teamet arbetar i, med ett permanent arkiv på servrar i Europa. Numren förblir dina.

Begär en demoSå fungerar det
Arkiv
permanent, i Europa
Roller
ägare · admin · operatör
Lagringstid
30–3650 dagar, eller för alltid
Testperiod
30 dagar
Openlines inkorg: till vänster listan med konversationer och antal olästa, till höger chatten med Marta Bianchi — ett röstmeddelande transkriberat och sammanfattat, raden ”Giulia Ferrero svarar…” och knapparna Släpp, Tilldela till, Parkera och Avsluta.
En verklig skärmbild av inkorgen — demodata, ingen riktig kund

Mätt, inte påstått

Fyra saker som står i koden.

Lagringstid
30–3650 dagareller för alltid. Bara byråns ägare ställer in det, och varje ändring hamnar i loggen.
Export
aldrig blockeradhela arkivet går att ladda ner även efter att licensen gått ut. Datan tillhör byrån.
Aktivitetslogg
endast tilläggvem som öppnat, skickat, exporterat. Det finns ingen funktion för att ändra eller radera den.
Gränser
25 MB · 90 sbilagor upp till 25 MB; röstmeddelanden från 90 sekunder och uppåt kommer med sammanfattning.

Ett meddelande kommer in

Från kundens telefon till rätt kollega.

Fyra saker händer, i den här ordningen. Ingen av dem kräver en vidarebefordran.

  1. Det landar på byråns nummer

    Meddelandet kommer in på det delade numret och arkiveras i samma stund som det passerar: text, dokument, röstmeddelanden, grupper.

  2. Alla ser det

    Det dyker upp i den delade listan med en oläst-markering för var och en. Ingen behöver skicka en skärmbild av en chatt till en kollega.

  3. Giulia tar det

    Ett klick och konversationen är hennes. Ett andra övertagande av samma chatt nekas, det dupliceras inte.

  4. Kollegorna ser henne skriva

    ”Giulia svarar…” syns för alla innan någon annan börjar. Svaret går ut med leveransbockar.

På desktop följer scenen din scrollning. På telefonen, eller med reducerad rörelse, är den helt enkelt färdig.

En inkorg, hela teamet.

Varje nummer byrån kopplar, varje konversation, i en lista ni arbetar i tillsammans.

Övertagande utan kollisioner
En konversation har en ansvarig. Övertagandet är atomärt: två personer kan inte ta samma chatt.
Öppen, parkerad, avslutad
Tre lägen, tre flikar. En avslutad chatt öppnas av sig själv när kunden skriver igen.
Olästa, per person
Antalet olästa är ditt, inte byråns: det en kollega har läst försvinner inte från din lista.
Openlines inkorg i full bredd: listan med konversationer och antal olästa per person och chatten med Marta Bianchi öppen, med knapparna för tilldelning.
Inkorgen, i helskärm — en skärmbild, inte en mockup

Mellan två kollegor

Vem som har den, och vem som hade den innan.

Tre saker som kan hända en konversation, och vad historiken skriver varje gång.

MBMarta BianchiÖppen
AnsvarigGFGiulia Ferrero
Historik
  • Övertagen · Giulia Ferrero

Giulia tar över konversationen

Ett klick på ”Ta över”. Från det ögonblicket bär chatten hennes namn i listan och överst i tråden.

MBMarta BianchiÖppen
AnsvarigMCMarco Conti
Historik
  • Övertagen · Giulia Ferrero
  • Omtilldelad · Giulia Ferrero → Marco Conti

Ägaren lämnar över den till Marco

Ägare och admin kan tilldela vilken konversation som helst till vem som helst: ”Tilldela till…” och den ansvariga byts, med spår.

MBMarta BianchiÖppen
AnsvarigGFGiulia Ferrero
Historik
  • Övertagen · Giulia Ferrero
  • Nekad · redan övertagen av Giulia Ferrero

Marco försöker medan Giulia har den

Det andra övertagandet nekas med ett tydligt meddelande. Ingen arbetar med samma chatt två gånger utan att veta om det.

Röstmeddelanden blir text. Svaren börjar som utkast.

AI:n arbetar på det som kommer in, aldrig på det som går ut: att skicka är alltid operatörens sak.

Transkriberade när de kommer in
Varje inkommande röstmeddelande blir text av sig själv. Du kan rätta det för hand, och rättelsen ligger kvar.
Sammanfattade från 90 sekunder
De långa kommer med sin sammanfattning. De korta behöver ingen.
Utkast, sammanfattning, översättning
Byggda på de senaste meddelandena i chatten. Operatören läser, rättar, skickar — eller slänger.
Ett reglage och ett tak
AI:n stängs av för hela byrån med ett reglage, och har ett dagligt kostnadstak. Den kör på Altovars egen gateway, inom EU.
MBMarta Bianchi · röstmeddelande · 1:52

Hej Marta, jag skickar ett röstmeddelande, det går fortare. Jo, angående fakturan för november har jag kollat en gång till: kunden är en offentlig myndighet, så split payment gäller. Jag skickar registerutdraget så fort jag är på kontoret…

rättad för hand
Sammanfattning

Kunden är en offentlig myndighet: split payment gäller. Hon skickar registerutdraget i dag. Frågar om F24-krediterna ska kvittas nu (cirka 1 200 euro) eller om en del ska sparas till mars.

Svarsutkast

Hej Marta, bekräftar: med en offentlig myndighet gäller split payment. Skicka registerutdraget när du kan. Om F24-krediterna: kvitta cirka 700 nu och spara resten till mars.

Kontrollera siffrorna som nämns innan du skickar.

Numren du redan har.

Openline kopplar upp sig mot byråns WhatsApp-nummer genom att du skannar en QR-kod. Inget att installera på servern, inget på kollegornas telefoner.

Begränsad synlighet
Ett nummer kan reserveras för de kollegor som behöver det: den som inte ska se ett ärende, ser det inte. Ägare och admin ser det alltid.
Roller, inte lösenord som skickas runt
Ägare, admin, operatör. Var och en loggar in med sitt eget konto; byrån bestämmer vem som når vilket nummer.
En bevakad koppling
Om ett nummer ligger nere säger inkorgen till och sändningen stoppas — i stället för ett meddelande som ser skickat ut och aldrig gick i väg.
Sidan Kopplade nummer: två av byråns nummer, ett med reglaget ”Begränsad synlighet” påslaget, panelen Hantera åtkomst och formuläret för att bjuda in en kollega med val av roll och nummer.
Kopplade nummer — synlighet per nummer, roller per person

En sökning som hittar.

Meddelanden och transkriberingar av röstmeddelanden, tillsammans. Accenter ignoreras, träffen öppnas på meddelandet.

En sökning på ”perche” hittar ”perché”. Även grupperna finns i arkivet, under sitt eget namn.

  • Marta Bianchi…så split payment gäller. Jag skickar registerutdraget…Rösttranskribering
  • Marta BianchiKunden frågade mig om split payment men jag vet inte om det gäller.
  • Studio Legale Ferri…för ärendet Corsini, gäller split payment på fakturan?

Kontroll

Byråns data, behandlade som byråns.

Regler, inte löften. Var och en av dem är en skärm i produkten.

Hostat inom Europeiska unionen
Meddelanden, röstmeddelanden och dokument på servrar i Tyskland, på infrastruktur som vi driver.
Konfigurerbar lagringstid
Från 30 dagar till 10 år, eller för alltid. Ägaren bestämmer; aktivitetsloggen rörs aldrig.
Fullständig export
Hela historiken i en ZIP med öppna format. Aldrig blockerad, inte ens med utgången licens.
Aktivitetslogg
Vem som öppnat, skickat, exporterat: varje relevant handling, i ett register som varken går att ändra eller radera.
AI som går att stänga av
Ett reglage för hela byrån, ett dagligt kostnadstak, och varje ändring i loggen.
Biträdesavtal, i utkast
Utnämningen enligt art. 28 GDPR och listan över underbiträden är offentliga. Fortfarande under juridisk granskning — och det står det.
Sidan Datalagring: fönstret satt till 365 dagar, varningen om att det inte går att ångra, läget ”Radera efter en period” och fältet för dagar med gränsen 30–3650.
Datalagring — från 30 till 3650 dagar, ägaren bestämmer
Sidan Aktivitetslogg: en filtrerbar tabell över handlingar med datum, handling, upphovsperson och objekt — öppnade konversationer, skickade meddelanden, begärda och nedladdade exporter.
Aktivitetslogg — endast tillägg

DokumentBiträdesavtalUnderbiträdenTillåten användning

Openline kopplar upp sig mot WhatsApp via en inofficiell integration. Openline är varken knutet till eller godkänt av Meta Platforms, Inc.; WhatsApp är ett varumärke som tillhör sina respektive ägare.

Se Openline på din byrå.

En guidad demo på dina egna fall: terminalservrar, begränsade nummer, kundernas röstmeddelanden. Skriv till oss så ordnar vi det.

[email protected]

Begär en demoPrata med oss