Bandeja de WhatsApp compartida — para despachos profesionales

WhatsApp para el despacho.Archivado, compartido, tuyo.

Openline lleva los números de WhatsApp del despacho a una bandeja en la que trabaja todo el equipo, con un archivo permanente en servidores de Europa. Los números siguen siendo tuyos.

Solicita una demoCómo funciona
Archivo
permanente, en Europa
Roles
titular · admin · operador
Conservación
30–3650 días, o para siempre
Prueba
30 días
La bandeja de Openline: a la izquierda la lista de conversaciones con los no leídos, a la derecha el chat con Marta Bianchi — una nota de voz transcrita y resumida, la línea «Giulia Ferrero está respondiendo…» y los controles Liberar, Asignar a, Poner en espera, Cerrar.
Captura real de la bandeja — datos de demostración, ningún cliente real

Medido, no declarado

Cuatro cosas escritas en el código.

Conservación
30–3650 díaso para siempre. Lo decide solo el titular del despacho, y cada cambio va al registro.
Exportación
nunca bloqueadael archivo completo se descarga incluso con la licencia caducada. Los datos son del despacho.
Registro de actividad
solo se añadequién ha abierto, enviado, exportado. No hay ninguna función para modificarlo ni borrarlo.
Límites
25 MB · 90 sadjuntos hasta 25 MB; las notas de voz de 90 segundos en adelante llegan con el resumen.

Llega un mensaje

Del teléfono del cliente al compañero adecuado.

Pasan cuatro cosas, en este orden. Ninguna necesita un reenvío.

  1. Llega al número del despacho

    El mensaje entra por el número compartido y se archiva en el momento en que pasa: texto, documentos, notas de voz, grupos.

  2. Lo ven todos

    Aparece en la lista compartida con un no leído para cada uno. Nadie tiene que mandarle a un compañero la captura de un chat.

  3. Giulia se hace cargo

    Un clic y la conversación es suya. Un segundo intento sobre el mismo chat se rechaza, no se duplica.

  4. Sus compañeros la ven escribir

    «Giulia está respondiendo…» aparece para todos antes de que empiece nadie más. La respuesta sale con las marcas de entrega.

En escritorio la escena sigue tu desplazamiento. En el teléfono, o con el movimiento reducido, está simplemente completa.

Una bandeja, todo el equipo.

Cada número que el despacho conecta, cada conversación, en una lista en la que se trabaja juntos.

Asignación sin colisiones
Una conversación tiene un responsable. Hacerse cargo es atómico: dos personas no pueden tomar el mismo chat.
Abierta, en espera, cerrada
Tres estados, tres pestañas. Un chat cerrado se reabre solo cuando el cliente vuelve a escribir.
Sin leer, por persona
El recuento de no leídos es tuyo, no del despacho: lo que ha leído un compañero no desaparece de tu lista.
La bandeja de Openline a todo lo ancho: lista de conversaciones con los no leídos por persona y el chat con Marta Bianchi abierto, con los controles de asignación.
La bandeja, a pantalla completa — una captura, no un mockup

Entre dos compañeros

Quién la tiene, y quién la tenía antes.

Tres cosas que le pueden pasar a una conversación, y qué escribe el historial cada vez.

MBMarta BianchiAbierta
ResponsableGFGiulia Ferrero
Historial
  • A cargo · Giulia Ferrero

Giulia toma la conversación

Un clic en «Hacerme cargo». A partir de ahí el chat lleva su nombre en la lista y en la cabecera del hilo.

MBMarta BianchiAbierta
ResponsableMCMarco Conti
Historial
  • A cargo · Giulia Ferrero
  • Reasignada · Giulia Ferrero → Marco Conti

El titular se la pasa a Marco

El titular y los admin pueden asignar cualquier conversación a cualquiera: «Asignar a…» y el responsable cambia, con el rastro.

MBMarta BianchiAbierta
ResponsableGFGiulia Ferrero
Historial
  • A cargo · Giulia Ferrero
  • Rechazado · ya está a cargo de Giulia Ferrero

Marco lo intenta mientras la tiene Giulia

El segundo intento se rechaza con un mensaje claro. Nadie trabaja dos veces el mismo chat sin saberlo.

Las notas de voz se vuelven texto. Las respuestas nacen como borrador.

La IA trabaja sobre lo que llega, nunca sobre lo que sale: el envío siempre es del operador.

Transcritas al llegar
Cada nota de voz entrante se vuelve texto sola. Puedes corregirla a mano, y la corrección se queda.
Resumidas desde 90 segundos
Las largas llegan con su resumen. Las cortas no lo necesitan.
Borrador, resumen, traducción
Construidos sobre los últimos mensajes del chat. El operador lee, corrige, envía — o descarta.
Un interruptor y un techo
La IA se apaga para todo el despacho con un interruptor, y tiene un techo de gasto diario. Funciona en el gateway de Altovar, en la Unión Europea.
MBMarta Bianchi · nota de voz · 1:52

Hola Marta, te mando una nota de voz que es más rápido. A ver, sobre la factura de noviembre lo he vuelto a mirar: el cliente es un organismo público, así que se aplica el split payment. Te mando el extracto de la empresa en cuanto llegue a la oficina…

corregida a mano
Resumen

El cliente es un organismo público: se aplica el split payment. Enviará el extracto de la empresa hoy mismo. Pregunta si conviene compensar ya los créditos del F24 (unos 1.200 euros) o guardar una parte para marzo.

Borrador de respuesta

Hola Marta, confirmado: con un organismo público se aplica el split payment. Mándame el extracto cuando puedas. Sobre los créditos del F24: compensa unos 700 ahora y guarda el resto para marzo.

Comprueba los datos citados antes de enviar.

Los números que ya tienes.

Openline se conecta a los números de WhatsApp del despacho escaneando un QR. Nada que instalar en el servidor, nada en los teléfonos de los compañeros.

Visibilidad limitada
Un número se puede reservar a los compañeros que lo necesitan: quien no debe ver un expediente, no lo ve. El titular y los admin lo ven siempre.
Roles, no contraseñas que circulan
Titular, admin, operador. Cada uno entra con su propia cuenta; el despacho decide quién llega a qué número.
Una conexión vigilada
Si un número está caído, la bandeja te lo dice y el envío se detiene — en vez de un mensaje que parece enviado y nunca ha salido.
La página Números conectados: dos números del despacho, uno con el interruptor «Visibilidad limitada» activado, el panel Gestionar accesos y el formulario para invitar a un compañero eligiendo rol y números.
Números conectados — visibilidad por número, roles por persona

Una búsqueda que encuentra.

Mensajes y transcripciones de las notas de voz, juntos. Acentos ignorados, el resultado se abre en el mensaje.

Buscando «practica» encuentras «práctica». Los grupos también están en el archivo, con su nombre.

  • Marta Bianchi…así que se aplica el split payment. Te mando el extracto de la empresa…Transcripción de voz
  • Marta BianchiEl cliente me ha preguntado por el split payment pero no sé si se aplica.
  • Studio Legale Ferri…para el expediente Corsini, ¿en la factura se aplica el split payment?

Control

Los datos del despacho, tratados como del despacho.

Reglas, no promesas. Cada una de ellas es una pantalla del producto.

Alojamiento en la Unión Europea
Mensajes, notas de voz y documentos en servidores de Alemania, sobre infraestructura que gestionamos nosotros.
Conservación configurable
De 30 días a 10 años, o para siempre. Lo decide el titular; el registro de actividad no se toca nunca.
Exportación completa
Todo el historial en un ZIP con formatos abiertos. Nunca bloqueada, ni siquiera con la licencia caducada.
Registro de actividad
Quién ha abierto, enviado, exportado: cada acción relevante, en un registro que no se puede modificar ni borrar.
IA que se apaga
Un interruptor para todo el despacho, un techo de gasto diario, y cada cambio al registro.
Acuerdo de encargo, en borrador
El nombramiento según el art. 28 del GDPR y la lista de subencargados son públicos. Todavía en revisión legal — y lo pone ahí.
La página Conservación de los datos: ventana fijada en 365 días, el aviso de irreversibilidad, el modo «Eliminar tras un periodo» y el campo de días con su límite 30–3650.
Conservación de los datos — de 30 a 3650 días, lo decide el titular
La página Registro de actividad: una tabla filtrable de acciones con fecha, acción, autor y objeto — conversaciones abiertas, mensajes enviados, exportaciones solicitadas y descargadas.
Registro de actividad — solo se añade

DocumentosAcuerdo de encargoSubencargadosUso aceptable

Openline se conecta a WhatsApp mediante una integración no oficial. Openline no está afiliado a, ni respaldado por, Meta Platforms, Inc.; WhatsApp es una marca de sus respectivos propietarios.

Ve Openline en tu despacho.

Una demo guiada sobre tus casos: servidores de terminal, números reservados, notas de voz de clientes. Escríbenos y la organizamos.

[email protected]

Solicita una demoHabla con nosotros