Casella WhatsApp condivisa — per studi professionali

WhatsApp per lo studio.Archiviato, condiviso, tuo.

Openline porta i numeri WhatsApp dello studio in una casella su cui lavora tutto il team, con un archivio permanente su server in Europa. I numeri restano i tuoi.

Richiedi una demoCome funziona
Archivio
permanente, in Europa
Ruoli
titolare · admin · operatore
Conservazione
30–3650 giorni, o per sempre
Prova
30 giorni
La casella di Openline: a sinistra la lista delle conversazioni con i non letti, a destra la chat con Marta Bianchi — un vocale trascritto e riassunto, la riga «Giulia Ferrero sta rispondendo…» e i comandi Rilascia, Assegna a, Metti in attesa, Concludi.
Cattura reale della casella — dati dimostrativi, nessun cliente vero

Misurato, non dichiarato

Quattro cose scritte nel codice.

Conservazione
30–3650 giornio per sempre. Lo decide solo il titolare dello studio, e ogni modifica va a registro.
Export
mai bloccatol’archivio completo si scarica anche a licenza scaduta. I dati sono dello studio.
Registro attività
solo in aggiuntachi ha aperto, inviato, esportato. Nessuna funzione per modificarlo o cancellarlo.
Limiti
25 MB · 90 sallegati fino a 25 MB; i vocali da 90 secondi in su arrivano con il riassunto.

Arriva un messaggio

Dal telefono del cliente al collega giusto.

Succedono quattro cose, in quest’ordine. Nessuna ha bisogno di un inoltro.

  1. Arriva sul numero dello studio

    Il messaggio entra sul numero condiviso e viene archiviato nel momento in cui passa: testo, documenti, vocali, gruppi.

  2. Lo vedono tutti

    Compare nella lista condivisa con un non letto per ciascuno. Nessuno deve mandare lo screenshot di una chat a un collega.

  3. Giulia lo prende

    Un clic e la conversazione è sua. Una seconda presa in carico sulla stessa chat viene rifiutata, non duplicata.

  4. I colleghi la vedono scrivere

    «Giulia sta rispondendo…» compare a tutti prima che qualcun altro cominci. La risposta parte con le spunte di consegna.

Su desktop la scena segue lo scorrimento. Sul telefono, o con le animazioni ridotte, è semplicemente completa.

Una casella, tutto il team.

Ogni numero che lo studio collega, ogni conversazione, in una lista su cui si lavora insieme.

Presa in carico senza collisioni
Una conversazione ha un responsabile. La presa in carico è atomica: due persone non possono prendere la stessa chat.
Aperta, in attesa, conclusa
Tre stati, tre schede. Una chat conclusa si riapre da sola quando il cliente riscrive.
Non letti per persona
Il conteggio dei non letti è tuo, non dello studio: quello che ha letto un collega non sparisce dalla tua lista.
La casella di Openline a tutta larghezza: lista delle conversazioni con i non letti per persona e la chat con Marta Bianchi aperta, con i comandi di assegnazione.
La casella, a schermo intero — una cattura, non un mockup

Fra due colleghi

Chi ce l’ha, e chi ce l’aveva prima.

Tre cose che possono succedere a una conversazione, e cosa scrive la cronologia ogni volta.

MBMarta BianchiAperta
ResponsabileGFGiulia Ferrero
Cronologia
  • Presa in carico · Giulia Ferrero

Giulia prende la conversazione

Un clic su «Prendi in carico». Da quel momento la chat porta il suo nome nella lista e in testa al filo.

MBMarta BianchiAperta
ResponsabileMCMarco Conti
Cronologia
  • Presa in carico · Giulia Ferrero
  • Riassegnata · Giulia Ferrero → Marco Conti

Il titolare la passa a Marco

Titolare e admin possono assegnare qualsiasi conversazione a chiunque: «Assegna a…» e il responsabile cambia, con la traccia.

MBMarta BianchiAperta
ResponsabileGFGiulia Ferrero
Cronologia
  • Presa in carico · Giulia Ferrero
  • Rifiutata · già in carico a Giulia Ferrero

Marco ci prova mentre ce l’ha Giulia

La seconda presa in carico viene rifiutata con un messaggio chiaro. Nessuno lavora due volte la stessa chat senza saperlo.

I vocali diventano testo. Le risposte nascono bozze.

L’AI lavora su quello che arriva, mai su quello che parte: l’invio è sempre dell’operatore.

Trascritti all’arrivo
Ogni vocale in entrata diventa testo da solo. Puoi correggerlo a mano, e la correzione resta.
Riassunti da 90 secondi
Quelli lunghi arrivano con il loro riassunto. Quelli corti non ne hanno bisogno.
Bozza, riassunto, traduzione
Costruiti sugli ultimi messaggi della chat. L’operatore legge, corregge, invia — o scarta.
Un interruttore e un tetto
L’AI si spegne per tutto lo studio con un interruttore, e ha un tetto di spesa giornaliero. Gira sul gateway di Altovar, in Unione Europea.
MBMarta Bianchi · vocale · 1:52

Ciao Marta, ti mando un vocale che faccio prima. Allora, per la fattura di novembre ho ricontrollato: il cliente è un ente pubblico, quindi lo split payment si applica. Ti mando la visura appena arrivo in ufficio…

corretta a mano
Riassunto

Il cliente è un ente pubblico: lo split payment si applica. Invierà la visura in giornata. Chiede se conviene compensare subito i crediti F24 (circa 1.200 euro) o tenerne una parte per marzo.

Bozza di risposta

Ciao Marta, confermo: con un ente pubblico lo split payment si applica. Mandami la visura quando puoi. Sui crediti F24: compensane circa 700 adesso e tieni il resto per marzo.

Verifica i dati citati prima di inviare.

I numeri che hai già.

Openline si collega ai numeri WhatsApp dello studio inquadrando un QR. Niente da installare sul server, niente sui telefoni dei colleghi.

Visibilità limitata
Un numero può essere riservato ai colleghi che ne hanno bisogno: chi non deve vedere una pratica, non la vede. Titolare e admin la vedono sempre.
Ruoli, non password passate in giro
Titolare, admin, operatore. Ognuno entra con il proprio account; lo studio decide chi arriva a quale numero.
Un collegamento sorvegliato
Se un numero è giù la casella te lo dice e l’invio si ferma — invece di un messaggio che sembra partito e non è mai uscito.
La pagina Numeri collegati: due numeri dello studio, uno con l’interruttore «Visibilità limitata» acceso, il pannello Gestisci accessi e il modulo per invitare un collega scegliendo ruolo e numeri.
Numeri collegati — visibilità per numero, ruoli per persona

Una ricerca che trova.

Messaggi e trascrizioni dei vocali, insieme. Accenti ignorati, il risultato si apre sul messaggio.

Cercando «perche» trovi «perché». Anche i gruppi sono in archivio, con il loro nome.

  • Marta Bianchi…quindi lo split payment si applica. Ti mando la visura…Trascrizione vocale
  • Marta BianchiIl cliente mi ha chiesto lo split payment ma non so se si applica.
  • Studio Legale Ferri…per la pratica Corsini, sulla fattura si applica lo split payment?

Controllo

I dati dello studio, trattati come dello studio.

Regole, non promesse. Ognuna di queste è una schermata nel prodotto.

Hosting in Unione Europea
Messaggi, vocali e documenti su server in Germania, su infrastruttura gestita da noi.
Conservazione configurabile
Da 30 giorni a 10 anni, o per sempre. Decide il titolare; il registro attività non viene mai toccato.
Export completo
Tutta la storia in uno ZIP con formati aperti. Mai bloccato, nemmeno a licenza scaduta.
Registro attività
Chi ha aperto, inviato, esportato: ogni azione rilevante, in un registro che non si può modificare né cancellare.
AI spegnibile
Un interruttore per tutto lo studio, un tetto di spesa giornaliero, e ogni cambiamento a registro.
Atto di nomina, in bozza
La nomina ai sensi dell’art. 28 GDPR e l’elenco dei sub-responsabili sono pubblici. Ancora in revisione legale — e c’è scritto sopra.
La pagina Conservazione dei dati: finestra impostata a 365 giorni, l’avviso di irreversibilità, la modalità «Elimina dopo un periodo» e il campo giorni con il limite 30–3650.
Conservazione dei dati — da 30 a 3650 giorni, decide il titolare
La pagina Registro attività: una tabella filtrabile di azioni con data, azione, autore e oggetto — conversazioni aperte, messaggi inviati, export richiesti e scaricati.
Registro attività — solo in aggiunta

DocumentiAtto di nominaSub-responsabiliUso consentito

Openline si collega a WhatsApp tramite un’integrazione non ufficiale. Openline non è affiliato a, né approvato da, Meta Platforms, Inc.; WhatsApp è un marchio dei rispettivi proprietari.

Vedi Openline sul tuo studio.

Una demo guidata sui casi tuoi: terminal server, numeri riservati, vocali dei clienti. Scrivici e la organizziamo.

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