Boîte WhatsApp partagée — pour les cabinets professionnels

WhatsApp pour le cabinet.Archivé, partagé, à toi.

Openline met les numéros WhatsApp du cabinet dans une seule boîte où travaille toute l’équipe, avec une archive permanente sur des serveurs en Europe. Les numéros restent les tiens.

Demander une démoComment ça marche
Archive
permanente, en Europe
Rôles
titulaire · admin · opérateur
Conservation
30–3650 jours, ou pour toujours
Essai
30 jours
La boîte Openline : à gauche la liste des conversations avec les non lus, à droite la conversation avec Marta Bianchi — un message vocal transcrit et résumé, la ligne « Giulia Ferrero est en train de répondre… » et les commandes Libérer, Attribuer à, Mettre en attente, Clôturer.
Capture réelle de la boîte — données de démonstration, aucun client réel

Mesuré, pas déclaré

Quatre choses écrites dans le code.

Conservation
30–3650 joursou pour toujours. Seul le titulaire du cabinet le décide, et chaque changement passe au journal.
Export
jamais bloquél’archive complète se télécharge même quand la licence a expiré. Les données sont celles du cabinet.
Journal d’activité
en ajout seulqui a ouvert, envoyé, exporté. Aucune fonction pour le modifier ou l’effacer.
Limites
25 MB · 90 spièces jointes jusqu’à 25 MB ; les messages vocaux à partir de 90 secondes arrivent avec un résumé.

Un message arrive

Du téléphone du client au bon collègue.

Quatre choses se passent, dans cet ordre. Aucune n’a besoin d’un transfert.

  1. Il arrive sur le numéro du cabinet

    Le message entre sur le numéro partagé et il est archivé au moment où il passe : texte, documents, messages vocaux, groupes.

  2. Tout le monde le voit

    Il apparaît dans la liste partagée avec un non lu pour chacun. Personne n’a besoin d’envoyer la capture d’une conversation à un collègue.

  3. Giulia le prend

    Un clic et la conversation est à elle. Une deuxième prise en charge sur la même conversation est refusée, pas dupliquée.

  4. Ses collègues la voient écrire

    « Giulia est en train de répondre… » apparaît pour tout le monde avant que quelqu’un d’autre commence. La réponse part avec les coches de remise.

Sur ordinateur la scène suit ton défilement. Sur téléphone, ou avec les animations réduites, elle est simplement complète.

Une boîte, toute l’équipe.

Chaque numéro que le cabinet connecte, chaque conversation, dans une seule liste où on travaille ensemble.

Prise en charge sans collisions
Une conversation a un responsable. La prise en charge est atomique : deux personnes ne peuvent pas prendre la même conversation.
Ouverte, en attente, clôturée
Trois états, trois onglets. Une conversation clôturée se rouvre toute seule quand le client écrit à nouveau.
Non lus, par personne
Le compte des non lus est le tien, pas celui du cabinet : ce qu’un collègue a lu ne disparaît pas de ta liste.
La boîte Openline en pleine largeur : liste des conversations avec les non lus par personne et la conversation avec Marta Bianchi ouverte, avec les commandes d’attribution.
La boîte, en plein écran — une capture, pas une maquette

Entre deux collègues

Qui l’a, et qui l’avait avant.

Trois choses qui peuvent arriver à une conversation, et ce que l’historique écrit à chaque fois.

MBMarta BianchiOuverte
ResponsableGFGiulia Ferrero
Historique
  • Prise en charge · Giulia Ferrero

Giulia prend la conversation

Un clic sur « Prendre en charge ». À partir de là, la conversation porte son nom dans la liste et en tête du fil.

MBMarta BianchiOuverte
ResponsableMCMarco Conti
Historique
  • Prise en charge · Giulia Ferrero
  • Réattribuée · Giulia Ferrero → Marco Conti

Le titulaire la passe à Marco

Le titulaire et les admins peuvent attribuer n’importe quelle conversation à n’importe qui : « Attribuer à… » et le responsable change, avec la trace.

MBMarta BianchiOuverte
ResponsableGFGiulia Ferrero
Historique
  • Prise en charge · Giulia Ferrero
  • Refusée · déjà prise en charge par Giulia Ferrero

Marco essaie pendant que Giulia l’a

La deuxième prise en charge est refusée avec un message clair. Personne ne travaille deux fois la même conversation sans le savoir.

Les messages vocaux deviennent du texte. Les réponses commencent en brouillon.

L’IA travaille sur ce qui arrive, jamais sur ce qui part : l’envoi est toujours celui de l’opérateur.

Transcrits à l’arrivée
Chaque message vocal entrant devient du texte tout seul. Tu peux le corriger à la main, et la correction reste.
Résumés à partir de 90 secondes
Les longs arrivent avec leur résumé. Les courts n’en ont pas besoin.
Brouillon, résumé, traduction
Construits sur les derniers messages de la conversation. L’opérateur lit, corrige, envoie — ou rejette.
Un interrupteur et un plafond
L’IA s’éteint pour tout le cabinet avec un interrupteur, et elle a un plafond de dépense quotidien. Elle tourne sur la passerelle d’Altovar, en Union européenne.
MBMarta Bianchi · message vocal · 1:52

Salut Marta, je t’envoie un vocal, c’est plus rapide. Alors, pour la facture de novembre j’ai revérifié : le client est un organisme public, donc le split payment s’applique. Je t’envoie l’extrait du registre dès que j’arrive au bureau…

corrigé à la main
Résumé

Le client est un organisme public : le split payment s’applique. Elle enverra l’extrait du registre dans la journée. Elle demande s’il vaut mieux compenser tout de suite les crédits F24 (environ 1 200 euros) ou en garder une partie pour mars.

Brouillon de réponse

Salut Marta, je confirme : avec un organisme public le split payment s’applique. Envoie-moi l’extrait quand tu peux. Sur les crédits F24 : compense environ 700 maintenant et garde le reste pour mars.

Vérifie les données citées avant d’envoyer.

Les numéros que tu as déjà.

Openline se connecte aux numéros WhatsApp du cabinet en scannant un QR code. Rien à installer sur le serveur, rien sur les téléphones des collègues.

Visibilité limitée
Un numéro peut être réservé aux collègues qui en ont besoin : celui qui ne doit pas voir un dossier ne le voit pas. Le titulaire et les admins le voient toujours.
Des rôles, pas des mots de passe qui circulent
Titulaire, admin, opérateur. Chacun entre avec son propre compte ; le cabinet décide qui atteint quel numéro.
Une connexion surveillée
Si un numéro est en panne, la boîte te le dit et l’envoi s’arrête — au lieu d’un message qui semble parti et qui n’est jamais sorti.
La page Numéros connectés : deux numéros du cabinet, l’un avec l’interrupteur « Visibilité limitée » allumé, le panneau Gérer les accès et le formulaire pour inviter un collègue en choisissant le rôle et les numéros.
Numéros connectés — visibilité par numéro, rôles par personne

Une recherche qui trouve.

Messages et transcriptions des messages vocaux, ensemble. Accents ignorés, le résultat s’ouvre sur le message.

En cherchant « apres » tu trouves « après ». Les groupes aussi sont dans l’archive, sous leur nom.

  • Marta Bianchi…donc le split payment s’applique. Je t’envoie l’extrait du registre…Transcription vocale
  • Marta BianchiLe client m’a demandé le split payment mais je ne sais pas s’il s’applique.
  • Studio Legale Ferri…pour le dossier Corsini, le split payment s’applique sur la facture ?

Contrôle

Les données du cabinet, traitées comme celles du cabinet.

Des règles, pas des promesses. Chacune est un écran dans le produit.

Hébergement en Union européenne
Messages, messages vocaux et documents sur des serveurs en Allemagne, sur une infrastructure que nous gérons.
Conservation configurable
De 30 jours à 10 ans, ou pour toujours. C’est le titulaire qui décide ; le journal d’activité n’est jamais touché.
Export complet
Toute l’histoire dans un ZIP, en formats ouverts. Jamais bloqué, même avec une licence expirée.
Journal d’activité
Qui a ouvert, envoyé, exporté : chaque action importante, dans un registre qu’on ne peut ni modifier ni effacer.
IA que tu peux éteindre
Un interrupteur pour tout le cabinet, un plafond de dépense quotidien, et chaque changement au journal.
Contrat de sous-traitance, en brouillon
La nomination au titre de l’art. 28 du RGPD et la liste des sous-traitants sont publiques. Encore en revue juridique — et c’est écrit dessus.
La page Conservation des données : fenêtre réglée sur 365 jours, l’avertissement d’irréversibilité, le mode « Supprimer après une période » et le champ des jours avec la limite 30–3650.
Conservation des données — de 30 à 3650 jours, c’est le titulaire qui décide
La page Journal d’activité : un tableau filtrable d’actions avec date, action, auteur et objet — conversations ouvertes, messages envoyés, exports demandés et téléchargés.
Journal d’activité — en ajout seul

DocumentsContrat de sous-traitanceSous-traitantsUsage autorisé

Openline se connecte à WhatsApp via une intégration non officielle. Openline n’est ni affilié à, ni approuvé par, Meta Platforms, Inc. ; WhatsApp est une marque de ses propriétaires respectifs.

Vois Openline sur ton cabinet.

Une démo guidée sur tes cas : terminal server, numéros réservés, messages vocaux des clients. Écris-nous et on l’organise.

[email protected]

Demander une démoParlons-en